0000-0002-5163-2038 
marilin.molina@fayl.uh.cuYinet Cortizas Enríquez1
0000-0002-1201-734X ycortiza@cepes.uh.cuOdette González Aportela2
0000-0002-8924-6976 postgrados@ieproes.edu.sv
Congreso Universidad, septiembre-diciembre 2024; 11(3), e28
Presentado en el XVII Taller Internacional "La Educación Superior y sus Perspectivas"
Artículo de revisión
Gestión de comunicación del patrimonio documental universitario, su importancia para la Educación Superior
Communication management of university documentary heritage, its importance for higher education
Marilín Isis Molina López1 0000-0002-5163-2038 marilin.molina@fayl.uh.cu
Yinet Cortizas Enríquez1 0000-0002-1201-734X ycortiza@cepes.uh.cu
Odette González Aportela2 0000-0002-8924-6976 postgrados@ieproes.edu.sv
1 Universidad de La Habana. Centro de Estudios para el Perfeccionamiento de la Educación Superior. La Habana, Cuba.
2 Instituto Superior de Profesionales de Salud. El Salvador.
Recibido: 30/04/2024
Aprobado: 30/05/2024
RESUMEN
El patrimonio documental universitario que se atesora en los archivos históricos de las instituciones de educación superior, es de vital importancia para el desarrollo de las funciones sustantivas de las universidades. Estos acervos registran la actividad de formación, investigación y extensión que realizan dichas instituciones educativas desde su surgimiento hasta la actualidad; por tanto, constituyen fuentes testimoniales sobre su historia y logros académicos, científicos y culturales a través del tiempo. De igual manera, resultan de gran valía para la toma de decisiones por la administración. En este artículo, el objetivo consistió en se fundamentar la necesaria gestión de la comunicación en archivos universitarios para acercar los públicos (internos y externos) a estos centros. Ello permitirá a través de acciones comunicativas y de difusión archivística, educar a la comunidad universitaria y la sociedad en general, en el uso y disfrute adecuado, así como el cuidado, preservación y reconocimiento de este bien patrimonial imprescindible para el presente y futuro de la educación superior.
Palabras clave: archivos universitarios; comunicación del patrimonio; difusión archivística; patrimonio documental.
ABSTRACT
The university documentary heritage that is stored in the historical archives of higher education institutions is of vital importance for the development of the substantive functions of universities. These collections record the training, research and extension activity carried out by these educational institutions from their emergence to the present; Therefore, they constitute testimonial sources about its history and academic, scientific and cultural achievements over time. Likewise, they are of great value for decision-making by the administration. In this article, the objective was to establish the necessary management of communication in university archives to bring audiences (internal and external) closer to these centers. This will allow, through communicative actions and archival dissemination, to educate the university community and society in general, in the proper use and enjoyment, as well as the care, preservation and recognition of this essential heritage asset for the present and future of the higher education.
Keywords: university archives; communication of heritage; archival dissemination; documentary heritage.
INTRODUCCIÓN
El contexto en el que se desarrolla el siglo XXI, signado por la globalización y el avance acelerado y caótico de nuevos conocimientos, innovaciones y tecnologías, impone nuevos retos para la educación superior. El impacto de estos factores característicos de la época actual se manifiesta en todas las esferas y en cada una de las prácticas sociales, por lo que algunos académicos e investigadores identifican la presencia de una "policrisis de la humanidad" (Morin & Delgado, 2017, p. 50). Según estos autores, ello requiere reinventarse, demanda creatividad y audacia por parte de la educación y la universidad, para formar personas capaces de afrontar el desafío global.
En tal sentido, Morin (1999) identifica siete saberes necesarios para la educación del futuro, al que le añade posteriormente, un octavo, la historia, y refiere que además de enseñarla, "consiste en reconocer que sin historia no sabemos dónde estamos, pues no sabemos ni de dónde venimos, ni cómo hemos llegado hasta aquí. En consecuencia, sin historia no podemos actuar" (Morin & Delgado, 2017, p. 52).
Sobre esa base, se puede afirmar que las instituciones de educación superior cuentan con espacios idóneos para desarrollar este saber, para transformar y hacer que las universidades se parezcan más a su tiempo. Constituye por tanto una fortaleza de estas entidades educativas, el hecho de contar con los archivos históricos universitarios, esos repositorios de documentos generados por una universidad a través del tiempo, en sus tareas de gobierno, administración y coordinación de las funciones de docencia, investigación y extensión de la cultura, y que se mantienen conservando las relaciones originales que dieron origen, desarrollo y conclusión a los asuntos para los cuales fueron creados (Villanueva, 2020).
En los archivos históricos universitarios, se custodian organizan y conservan los acervos que componen el patrimonio documental de la universidad que los genera. De igual manera, deben cumplir con su función social y cultural, aspecto en el que la difusión archivística resulta un pilar esencial. La misión principal de esta última, es establecer el vínculo entre el patrimonio y la sociedad (Martín, 2007), razón por la cual gestionar la comunicación para difundir este bien patrimonial es un imperativo, al ofrecer las herramientas necesarias para lograr de manera eficiente y eficaz este acercamiento, de forma coordinada, planificada y con los medios requeridos.
En este escenario, el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) facilita la socialización de contenidos históricos, culturales, científicos y académicos favorables al desarrollo de las instituciones de educación superior y de la sociedad a la que se deben.
Luego de este preámbulo, el propósito de la ponencia es fundamentar cómo la gestión eficiente y eficaz de la comunicación en los archivos históricos universitarios favorece la difusión del patrimonio documental que allí se custodia, a la vez que educa a la comunidad universitaria y la sociedad en general, sobre el uso y disfrute adecuados, así como el cuidado, preservación y reconocimiento del mismo. La investigación en curso de la que se deriva este trabajo, presenta varios antecedentes relacionados con la gestión de comunicación del patrimonio, con énfasis en el documental y otros donde se relacionan la comunicación con la difusión archivística en archivos históricos de distinta naturaleza, entre las que se encuentran los universitarios y donde se realizan propuestas prácticas para llevar a cabo este noble propósito.
DESARROLLO
Patrimonio documental universitario y su importancia para la educación superior
La UNESCO (2009), en el documento que contiene los Indicadores UNESCO de Cultura para el Desarrollo (IUCD) refiere que:
el patrimonio cultural en su más amplio sentido es a la vez un producto y un proceso que suministra a las sociedades un caudal de recursos que se heredan del pasado, se crean en el presente y se transmiten a las generaciones futuras para su beneficio (p. 132).
Esta organización considera documento a "aquello que consigna algo con un propósito intelectual deliberado" (UNESCO, 2015, p. 1) y explica, además, que consta de dos componentes: el contenido informativo y el soporte en el que se consigna. Ambos elementos pueden presentar una gran variedad de formas y ser igualmente importantes como parte de la memoria.
El patrimonio documental constituye, según el Diccionario panhispánico del español jurídico (2020):
Conjunto de bienes reunidos en archivos y documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de archivos de servicios. Forman igualmente parte del patrimonio documental los documentos con una antigüedad superior a los cuarenta años generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado, así como los documentos con una antigüedad superior a los cien años generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas y también aquellos documentos que, sin alcanzar esa antigüedad, hayan sido declarados constitutivos del patrimonio documental por la administración competente.
En Cuba, la Ley General de Protección al Patrimonio Cultural y al Patrimonio Natural (2022) asevera lo siguiente:
El reconocimiento al Patrimonio, tanto Cultural como Natural, asume la forma en que las personas interactúan con la cultura y la naturaleza, la necesidad de preservar el equilibrio entre ambos, su diversidad y el reto de la formación continua y la adaptación sostenible; el acceso, disfrute y protección al referido Patrimonio, contribuye a afianzar la identidad nacional, el conocimiento científico, la cohesión social y la sostenibilidad socio económica y ambiental (p. 2).
En este sentido, en el Capítulo I, Artículo 4, se reconoce como Patrimonio Cultural, a:
las manifestaciones culturales inmateriales y los bienes culturales muebles e inmuebles que constituyen la expresión o el testimonio de las culturas y que son valorados por la comunidad en su relación con la historia, el arte, la ciencia y la sociedad en general (p. 3).
Luego, en el Artículo 21.1 del Capítulo II, se define el bien cultural mueble como "el elemento aislado o parte de un conjunto, que puede ser trasladado sin que pierda su integridad por este acto y mantenga sus cualidades" (p. 8). Es así como los documentos se consideran dentro de los ámbitos de esta tipología de bien cultural y pueden tener valor histórico, científico, artístico, ambiental y social.
El patrimonio documental puede ser fotográfico, fonográfico, cinematográfico; mapas y otros materiales cartográficos; partituras originales o impresas; ediciones de interés especial y grabaciones sonoras; los objetos de interés numismático y filatélico, incluidos los sellos fiscales y otros análogos, sueltos o en colecciones. Constituyen fuentes testimoniales que dan fe de la actividad humana ocurrida en las diferentes esferas administrativa, jurídica, científica, política, económica y social.
Las universidades, en su accionar cotidiano y el desarrollo de sus tres funciones sustantivas (formación, investigación y extensión universitaria) son productoras permanentes de documentación que, a través del tiempo, adquiere valor patrimonial y son muestras fehacientes de sucesos relevantes para la educación superior en un área geográfica determinada. Evidencian hechos históricos, la vida y obra de personalidades trascendentales, logros académicos, científicos y culturales acaecidos en instituciones de ese nivel de enseñanza. Asimismo, favorecen la toma de decisiones a la administración y la transparencia en sus procederes.
Por tanto, como aseveran Borrás, Llansó y Moreno (2000), e l patrimonio documental universitario está compuesto por el conjunto de documentos producidos o recibidos por:
Este patrimonio documental es registrado en los archivos universitarios, donde se clasifica, procesa, organiza y difunde para el uso, disfrute, preservación y reconocimiento de sus acervos por la comunidad universitaria, académica, científica y la sociedad en general.
Archivos universitarios. Sus funciones social y cultural
Las universidades del siglo XXI, generadoras de nuevos conocimientos e innovación, resultan necesariamente, instituciones vinculantes con la sociedad a la que se deben y cada una de las esferas en las que esta se desenvuelve. Es por ello que los acervos documentales que atesoran estas instituciones de educación superior contienen un cúmulo de información relevante tanto para la comunidad universitaria que la habita (docentes, investigadores, estudiantes y directivos) como para los públicos externos generales y específicos que trascienden sus muros.
Para registrar la vida cotidiana de las casas de altos estudios y garantizar el buen uso de la información que producen, existen los archivos universitarios, conocidos por el servicio especializado que realizan en la gestión, conservación y difusión de los documentos con finalidades administrativas, docentes, investigativas y culturales de la universidad (Fernández, 2004).
Por otra parte, Estupiñan (2020) refiere que los archivos universitarios permiten conocer a través de su contenido la historia de las universidades y de saberes universales como la medicina, filosofía, entre otros, que, a partir de las enseñanzas adquiridas en diversas partes del mundo, se retroalimentan y progresan de manera global. De igual manera, apunta que el archivo universitario está compuesto por todos aquellos documentos que evidencian el origen, funcionamiento y orientación de la institución de educación superior, por tanto, son fundamentales para su ejercicio. Por otra parte, según sus tipos documentales también es posible identificar las singularidades de las unidades de información, pues cada una salvaguarda material con particularidades que merecen estar disponibles y accesibles.
Históricamente la ciudadanía identifica dos funciones principales de los archivos. Se trata de la cultural, relacionada sobre todo con la investigación histórica y la administrativa, respaldada por leyes y reglamentos que protegen derechos de los ciudadanos. Sin embargo, es la función social, la que en los últimos tiempos destaca en la relación archivos-ciudadanos, pues según Dabban 2022):
nos permite mejorar diferentes aspectos de nuestro contexto social a partir del trabajo que se puede realizar sobre los fondos documentales que afectan las identidades y sensibilidades de diferentes colectivos. A través de la función social nos acercamos a la ciudadanía y mostramos una actitud mucho más activa del servicio de archivo.… (p. 59)
En este sentido, la función cultural y la función social de los archivos se fortalecen a través de la difusión archivística, que:
Es una actividad inherente a las instituciones de archivo y consiste esencialmente en desarrollar acciones que desde el nivel estratégico se conciban para el mutuo acercamiento entre estas y la sociedad, apuntando no solo hacia los usuarios tradicionales (investigadores), sino también hacia los nuevos usuarios (docentes, estudiantes de los diferentes niveles escolares, comunidad y población en general). Ello implica la difusión y divulgación de la labor de los archivos, de los fondos documentales que custodian y del valor de estos para la administración, la cultura, la ciencia, la educación, la identidad y la preservación de la memoria histórica de los pueblos. Su aplicación requiere adaptarse a los actuales escenarios, donde las nuevas tecnologías constituyen una fortaleza para acercar el conocimiento a los diferentes públicos y concienciarlos a la vez, para juntos salvaguardar el patrimonio documental (Molina, Rodríguez & López, 2021, p. 8).
Según afirma Martín (2007), la difusión es uno de los tres pilares en los que se sustenta la gestión del patrimonio en sentido general y su misión es establecer el necesario vínculo entre el Patrimonio y la Sociedad. Su definición merece una revisión a la luz de nuevas disciplinas y estrategias de comunicación incorporadas en los últimos diez años.
En el caso específico de los archivos universitarios la difusión archivística constituye una aliada de la comunidad universitaria, académica, científica y de la sociedad en general, para hacer uso del patrimonio documental que atesoran y vincular estos usuarios a la preservación de tan preciado bien cultural.
La gestión de comunicación del patrimonio documental y la difusión archivística en el contexto universitario
Sobre la base del criterio de diferentes autores, Dávila (2018) comenta cómo desde el siglo XVIII hasta mediados del siglo XX la conservación era considerada la función principal de la gestión del patrimonio documental; sin embargo, en los últimos cincuenta años comunicar el conocimiento del patrimonio al público en general, ha pasado a ser prioridad. Ello se debe en gran medida a la necesidad de fortalecer el vínculo entre patrimonio y sociedad, para el uso y disfrute del bien patrimonial, asociado, además, a la transferencia de conocimiento.
De acuerdo con Martín y Cuenca (2015) la comunicación patrimonial:
consiste en entender el patrimonio como un elemento más de nuestro acervo cultural, natural o histórico, analizado a través de la teoría de la comunicación y que esta teoría se plasme de forma efectiva para que realmente exista patrimonio. Desde nuestro punto de vista, el patrimonio no es posible sin el proceso de comunicación y sin comunicación, no se puede desarrollar el proceso educativo (p. 39).
Por otra parte, se comparte el criterio de que "en estos tiempos de cambio, es necesario conocer a los usuarios que acuden a los archivos, para planificar las políticas de marketing y comunicación" (Campos, 2009, p. 90). Es por ello que se precisa de la óptica comunicacional cuando de difusión archivística se trata, como un ejemplo más del carácter transversal de la comunicación y la aplicación de la transdisciplinariedad entre estas ciencias, las de la información y la archivística específicamente.
Martín (2007) también considera que el objetivo fundamental de la difusión es la concienciación de la sociedad en cuanto a: fragilidad: el patrimonio puede perderse, a lo que se añade (la difusión lo debe advertir); pertenencia: el patrimonio es de la sociedad, por lo que se debe precisar que (la difusión lo debe hacer saber y hacer sentir) y perdurabilidad: el patrimonio debe legarse a las generaciones futuras, por lo que (la difusión debe convencer). Si se logra concienciar a la sociedad en estos aspectos, se puede entonces cumplir la misión última que es el reconocimiento del patrimonio por parte de la misma.
La gestión de comunicación es inherente a toda institución e incluye el tratamiento a los diversos elementos que intervienen en los procesos comunicativos que esta desarrolla. En el caso específico de los archivos universitarios, se suma como actividad inherente para la difusión del patrimonio documental de las instituciones de educación superior. Debe formar parte de la estrategia organizativa del archivo y del proceso de gestión documental que esta área realice, pues la planificación, ejecución, así como el control y evaluación de acciones comunicativas coordinadas, sobre la base de la investigación (diagnóstico de comunicación y estudios de usuarios) permitirá realizar una difusión más eficaz de los fondos documentales que atesoran estos centros de información de las casas de altos estudios. Ello redundará en un mejor uso, disfrute y valoración de este bien patrimonial y cultural por parte de la comunidad universitaria (docentes, estudiantes e investigadores) y de la sociedad en general.
Algunas de las acciones de difusión más comunes en los archivos universitarios y que deben gestionarse desde la comunicación
Ante los retos globales de la presente centuria, la educación superior requiere constante perfeccionamiento. Afrontar este desafío, supone realizar investigaciones dirigidas a identificar y desarrollar las potencialidades con las que cuenta este nivel de enseñanza. Los archivos universitarios constituyen una de estas fortalezas, pues apoyan la actividad docente, científica y de extensión, a la vez que aportan a la gestión administrativa de las universidades y preservan su memoria histórica. Es por eso tan necesario estudiarlos, aplicar la ciencia para mejorar sus funciones, entre las que destacan la social y la cultural para acercar ese patrimonio a la comunidad universitaria y a la sociedad en su conjunto. De esta manera es posible el reconocimiento del bien cultural y los públicos (internos y externos) se involucran en su preservación. Por tanto, este nexo tan necesario requiere una gestión eficiente y eficaz de la comunicación del patrimonio documental universitario, para educar y formar valores en las nuevas generaciones, en la ciudadanía que habita este complejo siglo XXI y cuyo legado servirá a la humanidad del futuro.
CONCLUSIONES
En la ponencia se hizo un breve recorrido teórico en torno a la importancia de la gestión de comunicación en archivos históricos universitarios para el cumplimiento de sus funciones social y cultural, con énfasis en la difusión archivística de los fondos documentales que allí se atesoran.
Urge generar propuestas que acerquen los públicos a los archivos universitarios; facilitarles a investigadores, docentes, estudiantes, directivos y la ciudadanía en general, el acceso y uso de documentos históricos como fuentes del conocimiento a consultar y para la toma de decisiones en caso de la administración.
Al mismo tiempo, se puede educar y motivar a través de acciones comunicativas inherentes a la difusión archivística en el contexto universitario, haciendo uso adecuado de las TIC, para la preservación de la memoria histórica de las instituciones de educación superior. De esta forma, se puede aumentar el conocimiento no solo sobre la historia de estas, también sobre sus logros académicos, científicos y culturales.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Biblioteca Médica Nacional (BMN) (2021). ¿Qué son las TIC?. Biblioteca Médica Nacional http://www.bmns.sld.cu/que-son-las-tic
Campos, J. (2009). La difusión en los archivos: importante herramienta de proyección ante la sociedad. Revista Códice. 5(2),187-193. http://eprints.rclis.org/20236/
Daban, J. (2022). La función social de los archivos, participación ciudadana, redes sociales e interseccionalidad: Iniciativas impulsadas en el archivo municipal de Lloret de Mar. Anuario Escuela de Archivología, Núm. 13, 56-88. https://revistas.unc.edu.ar/index.php/anuario/article/view/37899
Dávila Lorenzo, M., & Saladrigas Medina, H. (2020). Modelo de gestión de comunicación pública del patrimonio: Alternativa sistémica para las oficinas del conservador y del historiador en Cuba. Propuesta a partir de un estudio de caso. Revista Latina de Comunicación Social, 77, 329-356. https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=7603042
Estupiñan, P. C. (2020). Plan para la implementación del archivo histórico de la Universidad de los Andes. Universidad de La SalleUniversidad de La https://ciencia.lasalle.edu.co/cgi/viewcontent.cgi?article=2042&context=sistemas_informacion_documentacion
Llansó, J., Moreno, A. & Borrás, J. (2000). Los archivos de las universidades españolas: entre la historia y la sociedad de la información. Boletín de la ANABAD, (2), 9-38. https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=51217
Martín, M. (2007). La difusión del patrimonio. Actualización y debate. Revista E-rph: Revista Electrónica de Patrimonio Histórico, 1, 1-21. http://www.revistadepatrimonio.es/revistas/numero1/difusion/estudios/articulo.php
Martín, M. J. & Cuenca, J. M. (2015). Educomunicación del patrimonio. Revista Educatio Siglo XXI, 33 (1), 33-54. http://dx.doi.org/10.6018/j/222491
Molina, M.I.; Rodríguez, A.M. & López, M. (2021). Comunicación institucional y difusión archivística, al servicio del patrimonio documental: experiencias desde Cuba, Revista Contribuciones a las Ciencias Sociales, https://www.eumed.net/es/revistas/contribuciones-ciencias-sociales/febrero-2021/comunicacion-institucional
Morin, E. (1999). Los siete saberes necesarios para la educación del futuro. UNESCO, Francia. http://www.uv.mex/dgdaie/files/2012/11/CPP-DC-Morin.Los siete-saberes-necesarios.pdf
Morin, E. & Delgado Díaz, C. J. (2017). Reinventar la educación. Abrir caminos a la metamorfosis de la humanidad. La Habana: Editorial UH.
Fernández, J.B. (2004). Los archivos universitarios. El procesamiento de sus fondos. Rev. Reflexiones 83(1), 121-129, ISSN: 1021-1209. https://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/4796127.pdf
Real Academia Española. (s. f.). Patrimonio documental. En Diccionario panhispánico del español jurídico. Recuperado el 10 de marzo de 2020, de https://dej.rae.es/lema/patrimonio-documental
UNESCO (2009). Indicadores UNESCO de Cultura para el Desarrollo (IUCD). UNESCO https://es.unesco.org/creativity/activities/indicadores-unesco-de-cultura-para-desarrollo.pdf
UNESCO (2015). Patrimonio documental según la UNESCO. UNESCO http://www.unesco.org/new/fileadmin/MULTIMEDIA/FIELD/Quito/pdf/Patrimonio_Documental_conforme_UNESCO.pdf
Conflicto de intereses
Los autores declaran no tener conflictos de intereses.
Contribución de los autores
Todos los autores revisaron la redacción del manuscrito y aprueban la versión finalmente remitida.
